Huishoudelijk reglement
Artikel 1.
De vereniging heeft haar domicilie op het tennispark “De Kommaat”, gelegen aan de van Houtenlaan 11 te Zwolle.
Artikel 2.
Dit huishoudelijk reglement is aanvullend op de statuten.
Leden
Artikel 3.
Aanvullend op artikel 4.1 van de statuten kent de vereniging ook nog de volgende lidsoorten:
1. Juniorleden tot 12 jaar.
2. Juniorleden van 12 tot en met 17 jaar.
3. Dag / weekendleden
Artikel 4.
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement, het huishoudelijk reglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baancommissaris en /of het bestuur.
Artikel 5.
De leden zijn verplicht (e-mail)adresveranderingen zo spoedig mogelijk door te geven aan de ledenadministratie. Tevens worden leden verzocht hun emailadres bij de ledenadministratie aan te leveren, als ook wijzigingen daarin.
Artikel 6.
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en kascommissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 7.
Het tennissen en het verblijf op het tennispark “De Kommaat” geschiedt op eigen risico.
Artikel 8.
De leden zijn verplicht om een aandeel te leveren in de werkzaamheden die ten behoeve van de vereniging verricht moeten worden. Elk lid dient een kantinedienst te draaien, tenzij het lid participeert in bestuurs- of commissiewerk. Deelnemers aan de KNLTB competitie zijn verplicht tot het draaien van kantinedienst tijdens die competitie. Het afzeggen van een kantinedienst dient minimaal 1 week van tevoren te worden gedaan bij de persoon die verantwoordelijk is voor het bardienstrooster.
Artikel 9.
Opgelopen boetes worden verhaald op de betreffende competitieteams.
Artikel 10.
Niet spelende leden betalen het voor hen geldende tarief aan contributie. Niet spelende leden hebben geen verplichte bardienst, maar hebben wel toegang tot het park en de verenigingscommunicatie. Niet spelende leden hebben geen stemrecht.
Vergaderingen
Artikel 11.
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. (Indien aan dit verzoek geen gevolg wordt gegeven binnen veertien dagen en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd). De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 12.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering.
Artikel 13.
De agenda van de algemene vergadering wordt samengesteld door het bestuur en bevat, behalve de uit de statuten of het huishoudelijk reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend.
Artikel 14.
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in deze vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Ieder punt wordt tevens behandeld indien dit tijdig voor de vergadering schriftelijk kenbaar is gemaakt.
Commissies
Artikel 15.
De algemene vergadering en of het bestuur kunnen één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten. Bij de benoeming worden tevens de bevoegdheden en verplichtingen vastgelegd.
Deze commissie is ten alle tijden verantwoording verschuldigd tegenover de instantie die hem heeft benoemd en kan ook ten alle tijden door deze instantie worden ontbonden, (met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten).
Artikel 16.
De commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten wordt bij haar benoeming telkens voor maximaal twee jaar gekozen en aangevuld met een plaatsvervangend lid dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats kan innemen. Dit plaatsvervangend lid kan in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van het lid dat het langst in de commissie zitting had.
Artikel 17.
Door het bestuur worden de volgende commissies benoemd;
a. Commerciële commissie
b. Redactiecommissie
c. Technische commissie senioren
d. Technische commissie junioren
e. Recreatiecommissie
f. Introductiecommissie
g. Clubhuiscommissie
h. Baancommissaris
i. Seniorencoördinator
j. Websitecommissie
k. Ledenadministratie
l. Tosscoördinator
m. Parkcommissie
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden genoemd bij artikel 14, van deze commissies, worden omschreven in “Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bestuur en commissies TCI”
Artikel 18.
Verenigingstrainers mogen deel uitmaken van commissies, externe trainers niet.
Bestuur
Artikel 19.
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij/zij kan echter ten alle tijden als zodanig aftreden. Hij/zij is bevoegd tot het bijwonen van de bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het uitbrengen van zijn stem, ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht, in een bestuursvergadering, mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Degene die gekozen wordt in een tussentijdse vacature, neemt op de lijst van aftreden de plaats in van degene in wiens plaats hij/zij is gekozen. Jaarlijks treden af de in artikel negen, lid tien van de statuten genoemde adviseurs. De afgetreden functionarissen zijn terstond herkiesbaar.
De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Artikel 20.
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene leden vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van een bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door de andere bestuursleden. Tijdelijke ontstentenis van één of meerdere bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
Artikel 21.
Schade aan de vereniging of één haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 22.
Het bedrag als bedoeld in artikel tien lid drie onder sub C van de statuten, wordt gesteld op vijfduizend euro. Bestuursleden mogen beslissen tot 1.000 euro. Commissieleden dienen de financiële spelregels op te volgen.
Artikel 23.
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een overzichtelijke administratie bij te houden van;
a. Namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen en de aspirant-leden.
b. Presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen.
c. De bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine bezittingen van geringe waarde, welke gebruik korter dan één jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Aanmelding
Artikel 24.
Op het aanmeldingsformulier als bedoelt in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient te worden vermeld; naam, voornamen, woonplaats, adres en geboortedatum.
Artikel 25.
De ledenvergadering bepaalt het maximum aantal leden van de vereniging. Personen die om die reden niet toegelaten kunnen worden, kunnen indien dit door hen gewenst wordt, aspirant-lid worden en op een wachtlijst worden geplaatst. Er worden maximaal 75 aspirant-leden toegelaten. Zij mogen overdag tot 19.00 uur en op vrijdag tijdens het tossen gebruik maken van de banen indien de verenigingsactiviteiten dit toelaten. Ook kunnen zij zich inschrijven voor andere activiteiten door de vereniging georganiseerd en alle toernooien onder auspiciën van de KNLTB. Zodra toelating als lid mogelijk is, zal diegene die het langst op deze wachtlijst staat, het eerst worden toegelaten als lid. Slechts in bijzondere gevallen kan het bestuur afwijken van deze regeling.
Slotbepalingen
Artikel 26.
Banen kunnen met instemming van het bestuur incidenteel verhuurd worden voor € 10 per baan per uur.
Artikel 27.
De banen mogen worden verlicht tot uiterlijk 23.00 uur. Op zaterdag- en zondagavond mag op de tennisbanen geen gebruik gemaakt worden van het kunstlicht met uitzondering tijdens de zomercompetitie en door het bestuur geaccordeerde toernooien.
Artikel 28.
De sluitingstijd van de kantine wordt omschreven in de “regelgeving”. Op de vrijdagavond is de sluitingstijd uiterlijk om 01.00 uur. Het is verboden om te roken in kantine en kleedkamers.
Artikel 29.
Indien de vereniging extra kosten moet maken om de gelden van het lidmaatschap te innen, dan worden deze kosten volledig in rekening gebracht bij het desbetreffende lid. Alle leden ontvangen desgewenst op aanvraag, van de secretaris een exemplaar van de statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.